Справка


·        Описание рабочих операций пользователя

ü    ВАЖНО! (обратить внимание)

·        Как осуществлять...

ü    полнотекстовый поиск

ü    расширенный поиск

ü    сервисы

ü    формирование пользовательских папок


Назначение системы

Государственный корпоративный портал «Содружество» (далее портал «Содружество») предназначен для решения задач информационно-аналитического обеспечения сотрудников государственных органов при организации и проведении ими международной деятельности на постсоветском пространстве.

Системная конфигурация портала предполагает наличие головного объекта (серверная часть) и абонентских (пользовательских) частей, размещаемых в корпоративных сетях как государственных органов Российской Федерации, так и в межгосударственных организациях и государственных органах стран Содружества.

Абонентская часть предназначена для обеспечения поиска по интегрированным информационным ресурсам и предоставления пользователям информационно-аналитических сервисов по доступу к информации и средствам ее анализа (визуализация информации, формирование выходных справок и сводок, построение графических отчетов, структурирование отобранной информации по выбранным аспектам или группе аспектов).

Информационное содержание, определяемое для каждой абонентской части индивидуально.


Описание рабочих операций пользователя

1.    Работа с документами

Основной информационной сущностью системы является документ. Под документом подразумевается информационный объект (файл), содержащий текстовую, графическую или аудиовизуальную (мультимедийную) информацию. Каждый документ привязывается к определенному информационному разделу (библиотеке). Документ снабжается карточкой (метаописанием), обеспечивающей возможность классификации и многокритериального поиска. Состав карточки определяется типом информационного раздела (библиотеки), к которому отнесен документ.

Просмотр документа осуществляется в браузере и в исходном формате. В системе поддерживается просмотр в браузере следующих типов документов:

·                 текстовые, в т.ч. табличные (txt, doc, xls, odt, pdf, html, xml, rtf, docx, xlsx);

·                 графические (gif, jpeg, png);

·                 мультимедиа (при загрузке мультимедийного файла производится его автоматическое преобразование в единый формат).

Для просмотра документа в исходном формате соответствующий файл загружается на компьютер пользователя по протоколу HTTP.

2.    Вход в систему

Обращение к абонентской части портала "Содружество" производится при помощи браузера, путем перехода по адресу, полученному от администратора системы.

При успешном выполнении операции на экране отразится стартовая страница портала, включающая список информационных разделов (библиотек) доступных для данного пользователя.

Выбор библиотеки реализует переход на страницу содержащую перечень фондов, сформированный с учетом индивидуальных потребностей пользователя  и отсортированный в алфавитном порядке.

При дальнейшем переходе к выбранному  фонду на экране, в табличном виде, отображаются документы из последнего поступления и обновлений просматриваемого информационного фонда (т.е. только новые или измененные документы).

ВАЖНО! (обратить внимание)

Для просмотра (выборки) всех документов фонда, следует, используя клавишу «поиск» (Рис.1), осуществить переход на страницу расширенного поиска и сформировать запрос включающий задание следующих параметров: «Фонд», «Тип документа», «Изменено» - значение выбрать меньше текущей даты.

Рис. 1

Все заданные параметры запроса отображаются в нижней части страницы. Например, запрос содержит следующие параметры поиска: - Фонд «Многосторонние договоры», основные документы, «изменено» меньше 14.01.2014.

Выполнить запрос (клавиша «найти» в нижней части страницы).

При успешном выполнении операции на экране отразится страница портала, отображающая результаты поискового запроса.

В левой части страницы расположен блок ссылок реализующих сервисные функции и обеспечивающий пользовательский интерфейс для организации работы с найденными документами и удобства использования портала.

 

3.    Краткое описание возможностей системы

Абонентская часть портала "Содружество" обеспечивает:

·                 просмотр карточки документа;

·                 просмотр документа в браузере и в исходном формате;

·                 открытие и сохранение документа на компьютере пользователя;

·                 печать карточки и документа;

·                 выборку и формирование списков отобранных документов;

 

4.    Прочие действия с документами

Вспомогательные (сервисные) действия с документами не изменяют содержимого раздела и предназначены для организации работы пользователя. Вспомогательные действия включают:

-                просмотр перечня документов;

-                сортировка перечня документов по различным полям;

-                фильтрацию перечня документов по классификаторам, по полям, отображающимся в таблице (названию, типу, дате создания, дате изменения, и т. д.);

-                поиск документа по содержимому;

-                пометку документа для себя или для других пользователей.

 


Как осуществлять...

ü    полнотекстовый поиск

ü    расширенный поиск

ü    сервисы

ü    формирование пользовательских папок

 

Настройки полнотекстового поиска:

Слово - минимальная единица текста, которую можно искать отдельно. Поиск слова осуществляется с учётом морфологии русского языка.

Фраза – несколько слов. Фразу необходимо заключать в двойные кавычки - "словосочетание".  Поиск осуществляется с учетом морфологии русского языка.

Логический поиск - поиск с уточнением условий с использованием формальной булевой логики. При поиске с использованием операций булевой алгебры используются логические операторы, которые вводятся в поле контекстного поиска. При этом логические операторы И (пересечения), ИЛИ (объединения), НЕ - следует задавать прописными буквами.

Для реализации поискового запроса по тексту с использованием специальных символов и операторов необходимо отметить чек-бокс слева от поля "Искать текст с условиями".

 

Например, поисковый запрос по тексту документа может включать следующую конструкцию (Рис.2)

 

Рис. 2

 

Расширенный поиск

Расширенный поиск используется для поиска документов в библиотеке по заданным значениям атрибутов учетной карточки, а также непосредственно по контексту, содержащемуся в исходном файле.

Для каждой библиотеки  предусмотрен свой набор поисковых атрибутов, включающий возможность задания выбора значений "Равно", "Больше", "Меньше", "Содержит" и т. д., с учетом используемых в системе рубрикаторов и классификаторов (Рис.3).

Рис. 3

Часть полей для удобства работы пользователя отображается на экране в свернутом виде и при необходимости может быть раскрыта.

 

Все значения при формировании поискового запроса отображаются в отдельном поле расположенном в нижней части страницы экрана.

Например, заданные параметры поиска (Рис.4) включают: Все фонды, основные документы, «текст документа» содержит «"Защита информации" И "союзное государство"», искать текст с использованием специальных символов и операторов.

Рис. 4

 

В результате  выполнения запроса будет сформирован список документов (Рис.5), удовлетворяющий заданным условиям. Поисковые слова подсвечены желтым цветом. В каждом поле фрагмента текста расположен значек  - ссылка для перехода к просмотру документа.

Рис. 5

Чтобы просмотреть весь текст документа с подсвеченными цветом поисковыми словами, необходимо перевести курсор на закладку «Просмотр» и щелкнуть левой кнопкой мыши (Рис.6).

 

Рис. 6

Сервисы

В левой части страницы отображающей списки документов расположен блок ссылок реализующих сервисные функции и обеспечивающий пользовательский интерфейс для организации работы.

·                 Фильтр по дате обеспечивает просмотр списка отобранных документов с фильтрацией по дате документа, по дате изменения документа и с учетом обеих дат (Рис.7).

 

Рис. 7

·                 Сортировка отобранного списка.  При необходимости список документов может быть отсортирован по возрастанию или убыванию значения поля в столбце. Сортировка применяется для поиска документов и формирования подборки по заданному критерию. Для разных библиотек предусмотрен свой состав полей по которым осуществляется сортировка. Например, для библиотеки «Международные договоры» функция реализована для: «Название», «Номер документа», «От» (Дата документа), «Вид документа», «Изменено» (Дата изменения документа) и  «Признак действия». Для сортировки списка документов необходимо навести курсор на заголовок столбца, например «Вид документа», и щелкнуть левой кнопкой мыши. После выполнения указанных действий список документов будет отсортирован по возрастанию значения (в алфавитном порядке).

·                 Количество отображаемых документов на странице.

 

Рис. 8

Задание количества документов для формирования отображаемого списка документов на странице осуществляется путем ввода фиксированного параметра с алфавитно-цифровой клавиатуры (Рис8.). Параметр может принимать значение - «10», «25», «50», «100». Для выполнения продавить клавишу

·                 Следующий блок ссылок реализующих сервисные функции обеспечивает управление содержанием в рамках одной страницы списка документов (Рис.9).

 

Рис. 9

·                 С помощью ссылки "Все" поля "Выбрать" в левой части экрана выполняется пометка (выделение галочкой) для всех документов отображаемых на странице. Ссылка "Ни одного" снимает галочку с отмеченных документов. Дальнейшая навигация по полю "С выбранными" предусматривает открытие и сохранение отмеченных документов на компьютере пользователя, просмотр карточек документов, печать.

Формирование пользовательских папок - обеспечивает функцию упрощения поиска и группировки документов на основании потребностей отдельных пользователей. Документ, помещенный в пользовательскую папку, остается доступен для просмотра в общем каталоге системы и может быть одновременно помещен в любые другие пользовательские папки.

Для создания пользовательской папки необходимо отметить чек-бокс слева от выбранного документа и в левой части страницы (блок ссылок реализующих сервисные функции) выбрать ссылку - «Поместить в папку». В появившемся окне указать название новой или существующей папки (Рис.10).

Рис. 10

Формирование отчетов

В системе реализован механизм автоматизированного формирования выходных документов (отчетов) с описанием результатов анализа некоторой предметной области по заданному шаблону (Рис.11).

Рис. 11

Для формирования выходного документа необходимо:

-                произвести поиск по документам;

-                в списке отобранных документов, отметить документы, по которым необходимо построить отчет;

-                в выпадающем списке типов отчетов выбрать один из предложенных вариантов отчета;

-                нажать кнопку «Построить отчет».

В результате произведенных действий будет сформирован отчет.

В настоящей версии системы тип отчета «Перечень документов (Ратификация)» находится в стадии доработки (сервис не выполняется).